BAB II DI PT. TIRTACIPTA MULYAPERSADA CABANG DUMAI

Sabtu, 17 Oktober 2009

BAB II
PEMBAHASAN

A. Mekanisme Pembuatan Tanker Bill Of Lading Pelayaran Samudera Pada PT.Tirtacipta Mulyapersada Cabang Dumai.

Pelaksanaan mekanisme pembuatan Tanker Bill Of Lading Pelayaran Samudera Pada PT. Tirtacipta Mulyapersada Cabang Dumai Meliputi :
1. Menerima Penunjukan Keagenan Dari Owner's
Pada tahap ini kantor pusat PT. Tirtacipta Mulyapersada menerima penunjukan keagenan dari owner's (pemilik kapal). Penunjukan ini sangatlah penting karena dari sinilah kantor pusat dapat segera mengurus surat pennohonan kepada Direktorat Jenderal Perhubungan Laut untuk menerbitkan surat Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing (PKKA), sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 1 makalah ini.
Setelah surat Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing (PKKA) dikeluarkan, maka kantor pusat PT. Tirtacipta Mulyapersada harus segera mengefaxkan surat tersebut karena surat inilah yang membuktikan bahwa PT. Tirtacipta Mulyapersada Cabang dumai yang berhak bertindak selaku agen atas kapal yang tercantum namanya di dalam surat Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing tersebut.


2. Menerima Shipping Instruction (SI) dari Shipper
Setelah surat Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing dikeluarkan, maka secara otomatis shipper (pengirim barang/eksportir) akan memberikan Shipping Instruction (SI) kepada PT. Tirtacipta Mulyapersada Cabang Dumai, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 2 makalah ini. Di dalam satu kali pengapalan muatan liquid (liquid cargo) ke atas suatu kapal, mungkin terdapat lebih dari 1 shipper mengingat kapasitas angkut dari kapal tersebut cukup besar sehingga akan menimbulkan kerugian apabila muatan yang dimuat hanya dalam jumlah yang relatif kecil.
Segera setelah Shipping Instruction (SI) diterima, maka pengisian Tanker Bill Of Lading dapat segera dilaksanakan berdasarkan apa-apa yang tercantum di dalam deklarasi Shipping Instruction (SI) tersebut.

3. Meminta Stowage Plan dan Master Authority To Sign B/L Kepada Pihak Kapal
Setelah kapal tiba di pelabuhan pemuatan, maka agen harus segera meminta Stowage Plan dan Master Authority To Sign B/L kepada kapten kapal tersebut, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 3 dan 4 makalah ini.
Stowage Plan yang diminta tersebut sangat berguna sebagai pedoman bagi agen untuk mengisi set Tanker Bill Of Lading yang telah dipersiapkan terlebih dahulu khususnya untuk mengetahui posisi tangki dimana muatan-muatan yang tercantum di dalam Shipping Instruction (SI) akan dimuat.
Sedangkan dokumen Master Authority To Sign B/L berguna sebagai pemielegasian wewenang dari kapten kapal kepada agen yang dalam hal ini adalah kepala cabang perusahaan pelayaran untuk menanda tangani semua asli set Tanker Bill Of Lading yang akan diterbitkan. Dokumen Master Authority To Sign B/L ini terdiri dari rangkap 6 yang nantinya akan diperuntukkan bagi :
- 1 Lembar ash untuk Owner's (pemilik kapal)
- 1 Lembar copy untuk Pencharter (jika kapal dicharter}
- 3 Lembar asli untuk Importir/Consignee
- 1 Lembar asli untuk Shipper
- 1 Lembar copy untuk Kantor pusat perusahaan pelayaran
- 1 Lembar ash untuk pertinggal agen di pelabuhan pemuatan.

4. Meminta Loading Plan Kepada Loading Master
Mengingat dokumen Tanker Bill Of Lading merupakan suatu dokumen pelayaran yang sangat penting dan tidak boleh ada kesalahan dalam penulisannya, maka Loading Plan perlu diminta dari pihak shipper yang dalam hal ini diwakili oleh loading master.
Loading Plan dari pihak shipper ini perlu diketahui oleh agen guna sebagai koreksi apakah rencana pemuatan dari pihak shipper sudah sesuai dengan rencana pemuatan dari pihak kapal yang telah kita ketahui dari Stowage Plan yang diberikan oleh pihak kapal.Di dalam hal pemuatan, tidak boleh terdapat perbedaan antara Loading Plan dengan Stowage Plan karena hal ini dapat menimbulkan kesulitan dalam pengisian Tanker Bill Of Lading khususnya pada bagian posisi tangki dimana satu partai muatan dimuat.
Loading Plan dari pihak shipper dapat dilihat pada lampiran 5 makalah ini. Di dalam pemuatan muatan calf (liquid), tidak dikenal istilah stevedore wbaaaimana yang biasa kita dengar dalam pemuatan general cargo. Untuk muatan iquid, proses pemuatannya ditangani oleh seorang loading master yang bekerja dan bertanggung jawab kepada shipper, serta berkoordinasi dengan Perwira Jaga Kapal (Officer on Duty) untuk menjaga kestabilan kapal sewaktu pemuatan berlangsung.
5. Membuat Port Log
Selama kapal berada di pelabuhan pemuatan, pihak agen perusahaan pelayaran disarankan untuk membuat Port Log yang isinya mengenai data-data icapal, tanggal tiba, pelabuhan asal, pelabuhan tujuan, dan hal-hal lain khususnya yang menyangkut dengan proses pemuatan muatan lquid untuk masing-masing partai.Berikut ini adalah contoh Port Log untuk satu kali kedatangan kapal di pelabuhan pemuatan :
PORT LOG
Name of vessel : MT.BOW MERKUR
Flag : Norway
DWT/GRT/LOA : 27.954/17.561/170.5
Last Port : Pasir Gudang
Next Port : Rotterdam
Arrival Report Arrival Condition:
TA morong (Outer Bouy) : 07107.00 HRS R.O.B : FO. 979 MT
N.O.R Tendered : 07/07.00 HRS DO. 83.8 MT
Sea Pilot on board : 07/08.26 HRS FW. 220 MT
TA Dumai : 07/12.45 HRS Draft : F. 3.71 M A. 6.90 M

Harbour Pilot OB : 10/14.05 HRS Departure Condition:
First line ashore : 10/15.06 HRS R.O.B : FO. 907 MT
All made fast : 10/15.22 FIRS DO. 82.3 MT
Tank Inspection : 10/16.00 HRS FW. 150 MT
Tank accepted : 10117.00 HRS Draft : F.11.15 M A.11.30 M
Compl. Load : 12/01.40 H
House Off : 12/01.50 os
B/L : 2,000.018 S/F :1,992.158
DIF : - 7.860 = - 0,39 %

Dan contoh Port Log diatas dapat digunakan sebagai pedoman di dalam pengisian Tanker Bill Of Lading Khususnya untuk :
1. Posisi tangki masing-masing muatan
2. Tanggal B/L
3. Quantity muatan yang dimuat
Selain pihak agen perusahaan pelayaran, pihak kapal juga membuat Port Log-nya sendiri dengan maksud sebagai koreksi, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 6 makalah ini.

6. Melaporkan / Memonitor Semua Kegiatan Pemuatan Kepada Owner's
Selama kapal berada di pelabuhan pemuatan, maka agen perusahaan pelayaran wajib melaporkan semua kegiatan yang menyangkut dengan proses pemuatan barang ke kapal, sejauh mana perkembangannya, dll.
Hal ini dilakukan guna menjaga kepercayaan owner's kepada agen perusahaan pelayaran dalam menerbitkan Tanker Bill Of Lading nantinya.
Adapun pelaporan yang dikirimkan kepada owner's tersebut adalah semua hal yang terdapat di dalam Port Log. Hal ini juga berguna bagi owner's untuk melihat apakah laporan yang diberikan oleh agen sudah sama dengan laporan yang diberikan oleh pihak kapal (kapten atau mualim I). Jika terdapat perbedaan di dalam laporan ini, maka kemngkinan besar nantinya owner's akan sukar untuk mereleasekan semua Tanker Bill Of Lading yang dibuat oleh agen perusahaan pelayaran.
Mengingat kemajuan teknologi yang kian pesat, maka pelaporan ini cukup dilakukan melalui E-mail dari agen perusahaan pelayaran kepada pihak owner's, sebagaimana yang terdapat di dalam iampiran 7 makalah ini.

7. Meminta Jumlah Barang yang Dimuat Ke Kapal Kepada Loading Master
Setelah pemuatan untuk masing-masing partai muatan selesai dimuat ke kapaI (complete loading), maka agen perusahaan pelayaran meminta angka quantity muatan yang dipompa dari tangki darat ke kapal kepada loading master. Angka ini selanjutnya akan disebut Shore Figure.
Shore Figure adalah angka quantity muatan yang dipompa dari tangki darat ke kapal. Angka yang dipompa dari tangki darat ke kapal ini tidak selamanya pas dengan angka quantity muatan yang terdapat di dalam Shipping Instruction (SI).

8. Meminta Ship Figure Ke Kapal
Untuk mengisi jumlah quantity muatan di dalam Tanker Bill Of Lading, maka pihak agen perusahaan pelayaran juga perlu untuk meminta hasil sounding surveyor atas jumlah muatan yang telah dipompa ke dalam tangki-tangki kapal. Hasil sounding dari surveyor inilah yang nantinya akan disebut dengan Ship Figure, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 8 makalah ini.
Setelah beberapa waktu penyoundingan selesai, maka pihak kapal akan mengeluarkan suatu dokumen yang disebut dengan Letter Of Discrepancy, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 9 makalah ini. Dokumen ini perlu dimiliki oleh agen perusahaan pelayaran dikarenakan melalui dokumen ini agen dapat menjadi pegangan apabila dibelakang hari timbul klaim atas muatan yang diangkut oleh kapal tersebut. Didalam dokumen ini tercantum :
- Jenis muatan masing-masing partai
- B/L Weight (Shore Figure)
- Ship's Figure
- Difference (perbandingan antara Shore Figure dengan Ship Figure).
Selain itu pihak surveyor juga akan mengeluarkan hasil soundingnya pada suatu dokumen yang biasa disebut dengan Ullage Report, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 10 makalah ini.
Isi dari Ullage Report sama halnya dengan yang tercantum pada Letter Of Discrepancy, hanya saja disini lebih detail diterangkan mengenai perhitungan hasil sounding masing-masing partai muatan.
Ship Figure adalah hasil sounding muatan yang sudah termuat di dalam tangki-tangki kapal setelah complete loading.
Untuk pencantuman jumlah quantity muatan di dalam Tanker Bill Of Lading dibuat sesuai dengan angka Shore Figure selama perbedaan kekurangan antara Shore Figure dan Ship figure tidak melebihi dari 0,5 %.Jika kekurangan muatan itu melebihi 0,5 %, maka pihak shipper wajib menambahkan lagi muatan yang dipompa ke dalam tangki kapal tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya catatan cela pada Tanker Bill Of Lading nartinya.
Angka quantity yang dicantumkan pada Tanker Bill Of Lading ini nantinya akan disebut B/L Figure. Jadi, angka yang ada pada B/L Figure sama dengan angka yang ada pada Shore Figure.

9. Mempersiapkan Manifest dan Mate's Receipt
9.1 Manifest
Dalam mengisi manifest dipergunakan blanko manifest menurut model serta peraturan-peraturan yang diberikan oleh owner's. Pada saat manifest dibuat, pihak agen perusahaan pelayaran sudah terlebih dahulu menyiapkan : NO.B/L, Tank. NOS, Description Of Goods, Weight and Measurements, dan Freight & Remarks dimana semua hal itu sudah dapat diketahui dari langkah-langkah sebelumnya diatas.Data pada manifest harus sama seperti yang tercantum pada Tanker Bill Of Lading. Sesudah manifest dipersiapkan supaya diteliti lagi kebenarannya. Setiap lembar manifest sudah diberi nomor urut menurut pelabuhan tujuannya masing-masing, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 11 makalah ini.
Manifest ditutup pada lembaran dari shipment terakhir dengan mencantumkan dibawahnya :
- Nama pelabuhan pemuatan
- Tanggal pembuatan manifest
- Nama dan cap cabang perusahaan pelayaran disertai tanda tangan kepala cabang.

Bagi kapal-kapal keagenan supaya menggunakan blanko manifest yang disediakan oleh masing-masing principal. Bila principal tidak menyediakan bianko manifest, kantor cabang perusahaan pelayaran dapat menggunakan blanko manifest yang dikeluarkan oleh owner's dengan menambahkan kalimat sebagai berikut :
- Nama Perusahaan
- As Agent for / of
Tambahan kalimat tersebut diatas ditulis dibawah tanggal pembuatan manifest pada lembar terakhir.
Sebelum kapal berangkat, satu set manifest sudah harus diserahkan pada Fihak kapal (mualim I). Hal ini dilakukan guna melindungi pengangkutan muatan degan ketentuan-ketentuan Internasional yang berlaku. Setelah kapal berangkat, manifest dikirim langsung kepada agen di pelabuhan tujuan dengan tembusan kator pusat.Pengiriman dokumen dilakukan dengan angkutan yang cepat (express) tiba di tempat tujuan ataupun melalui faxcimile.
9.2 Mate's Receipt
Setelah pemuatan selesai (complete loading), maka mate's receipt yang irL:.h terlebih dahulu dipersiapkan diserahkan oleh agen perusahaan pelayaran ada mualim I untuk ditanda tangani. Hal-hal yang tercantum di dalam mate's recaipt antara lain:
- Tank NOS
- B/L NOS
- Shipper
- Description of Goods,Consignee, dan Notify
- Weight or Quantity in Metric Ton (MT)
- Tanggal mate's receipt
Tanggal mate's receipt adalah tanggal pemuatan barang sesungguhnya ke kapal dan dicantumkan oleh mualim I.
Mate's receipt dibuat untuk satu kali pengapalan semua muatan yang dimuat di pelabuhan pemuatan dengan mencantumkan :
- Nama pelabuhan pemuatan
- Tanggal pembuatan mate's receipt
- Nama dan cap cabang perusahaan pelayaran disertai tanda tangan kepala cabang
- Kolom untuk tempat tanda tangan mualim I dan cap kapal.
Semua hal tersebut diatas dibuat pada lembaran terakhir dari mate's receipt dan sekaligus disediakan ruangan untuk "Remarks", yaitu tempat untuk catan-catatan tambahan mengenai keadaan muatan yang nantinya akan diisi oleh mualim I, sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran 12 makalah ini.
Setelah mate's receipt ditanda tangani, maka agen perusahaan pelayaran harus meneliti apakah catatan-catatan (Remarks) yang dibuat oleh mualim I benar-benar menurut kenyataan yang ada.
Hindarkanlah penanda tanganan mate's receipt sekaligus sesaat kapal akan berangkat. Distribusi mate's receipt yang telah ditanda tangani diberikan kepada :
- Mualim I
- Shipper
- Kantor pr.sat perusahaan pelayaran
- Agen / Kantor cabang perusahaan pelayaran.

10. Tahap Final Pembuatan Tanker Bill Of Lading
Segera setelah ditanda tanganinya mate's receipt oleh mualim I, setiap set Tanker Bill Of Lading yang telah dipersiapkan dapat segera diisi secara keseluruhan. Untuk pengisian Tanker Bill Of Lading, berikut ini disajikan salah satu contoh Formulir Tanker Bill Of Lading beserta penomorannya :